Tool für Servicetechniker

Butzbach beschäftigt am Hauptsitz Kellmünz, Unterroth und Tschechien insgesamt rund 270 Mitarbeiter, deutschlandweit sind 40 Techniker und zehn Monteure tätig. Für die Verwaltung seines Außendienstes nutzt das Familienunternehmen die Field Service Managementlösung Engine4.Service der Firma mobile function aus Villingen-Schwenningen. Die Implementierung erfolgte in definierten Etappen, wodurch es Butzbach möglich war, zu jedem Zeitpunkt neue Wünsche und Anforderungen ins Projekt einzubringen. Auch die Anbindung zu SAP war wichtig.

Butzbach sah sich vorab fünf Anbieter im Detail an – jeder präsentierte seine Software und machte einen Kostenvoranschlag und einen Zeitplan. Letztlich fiel die Wahl auf mobile function. Gemeinsam erarbeitete und definierte man Wünsche und Machbarkeit und die Firma mobile function schilderte Projekte bei anderen Kunden. „mobile function konnte all unsere Anforderungen abdecken. Außerdem hat das Tool eine sehr moderne, ansprechende Oberfläche mit großen Symbolen und mobiler Anwendung für die Monteure. Wir haben uns hier am besten aufgehoben gefühlt,“ schildert Kevin Losert, Bereichsleiter Service Montage bei Butzbach.

Die Implementierung

Für die Implementierung stellte Butzbach ein Projektteam mit Mitgliedern aus den Bereichen Material, Logistik, Service, Disposition, Innendienst und IT zusammen. Es wurde ein Projektplan aufgesetzt. Die SAP-Anbindung, der Aufbau einer Schnittstelle zur Datenübertragung und die Erkennung von Fehlern, war ein wichtiger Schritt. Die Implementierung war ein Wechsel aus diversen Testphasen, neuen Anpassungs- und Erweiterungswünschen bis hin zum Roll-out in mehreren Bereichen. „Das Grundkonstrukt hat mobile function schnell und direkt geliefert,“ sagt Tobias Barton, Bereichsleiter Einkauf, Materialwirtschaft, Logistik.

Die Zusammenarbeit während der Implementierung war gut – Abstimmungen fanden in wöchentlichen Terminen statt. Im Team entwickelte man im Dialog Best Practices für Butzbach. Eine zusätzliche Erweiterung war die Reisekostenabrechnung, mit welcher der Torbauer Übernachtungen und Abwesenheiten darstellt. Außerdem wurden Checklisten angepasst und Wartungsberichte individualisiert. Die Schnittstelle wurde in Richtung Lagerverwaltung erweitert. Für Butzbach ist es wichtig, Daten aus der Wartung und dem Service in SAP weiternutzen zu können.

„Das Miteinander war ruhig und konstruktiv. Wir sind im Projektplan geblieben,“ so Losert. Barton ergänzt: „Das Projekt lief ohne große Probleme und der Kostenrahmen war voll im Plan.“

mobile function schulte die Keyuser, die restlichen Mitarbeiter führte Butzbach selbst in die Lösung ein. Heute nutzen über 50 Servicetechniker und rund zehn Innendienstmitabeiter das Tool. Anpassungen erfolgen nach wie vor. „Wir sind sehr zufrieden. Der Austausch mit mobile function und die Reaktionszeiten sind sehr gut,“ schildert Barton. Tickets werden schnell bearbeitet, man muss nicht nachfragen. 

Die Funktionen

Butzbach hat nun einen nachvollziehbaren Belegfluss. Belege können digital abgerufen werden, bei Fragen etwa zu Rechnungen liegt der passende Beleg sofort vor, da der den Aufträgen zugeordnet ist. Über eine Schnittstelle zu HR wird die Zeiterfassung mit Urlaub und Abrechnung der Reisekosten abgebildet. Die Schnittstelle zu SAP ermöglicht, das komplette Berichtswesen digital vorzuhalten – mit Kundendaten, Dokumenten wie Wartungsprotokollen und Datenaustausch. Der Techniker kann darüber die Historie eines Auftrags einsehen, er kann Fotos machen und direkt beim Auftrag hinterlegen oder dem Bericht anhängen. Die Dokumentation wird lückenlos. Außerdem verwaltet Butzbach mit Engine4.Service das Material- und Bestandswesen auf den Fahrzeugen mit Rücklieferung und Beschaffung. Die Disposition erfolgt nur noch über das eine Tool; die Mitarbeiter sehen über die Plantafel, wer was erledigt und die Ansichten sind individuell anpassbar.

Die Vorteile

Die Techniker benötigen nun kein Papier mehr und das übersichtliche Planungstool war anders als bei anderen Lösungen schon im Standard enthalten. Die Disposition muss jetzt nicht mehr externe Karten nutzen, sondern sieht den Standort der Techniker direkt in der Software. Für die Verwaltung der Aufträge kann sie mit einem Mitarbeiterpool arbeiten. Der Techniker kann sich selbstständig die Informationen wie Wartungsverträge beschaffen, die er benötigt.

Durch das Tool profitiert Butzbach außerdem von zeitnahen Rückmeldungen von Baustellen. Der Datenaustausch hat sich verbessert und die Verwaltung vereinfacht. Die Servicetechniker müssen sich nicht mehr mit Nebenprozessen wie Nachbestellung von Material oder Kundendienstberichten beschäftigen, da alles in digitaler Form bereits vorliegt. Von Vorteil ist auch die Integration von Fotos, die im Außendienst immer notwendig sind. Innen- und Außendienst profitieren insgesamt von einer besseren Kommunikation. Kosten und Aufwand wurden reduziert und die Wertschöpfung des Monteurs erhöht: Er kann sich auf seine Dienstleistung konzentrieren und verschwendet keine Zeit mit administrativen Tätigkeiten.

Fazit

Die Kommunikation gestaltet sich einfacher, die Übersicht ist lückenlos und transparent und Angebote oder Rechnungen können schneller zum Kunden gegeben werden. Servicetechniker und Monteure haben dank der mobilen digitalen App-Lösung mehr Zeit für ihre Kernaufgaben.