Mehr als Kalkulationssoftware

Im Jahr 2015 entschied sich die Geschäftsleitung für ein neues ERP-System. Um dem stetig wachsenden Kostenbewusstsein gerecht zu werden, sollte ein Kalkulationsmodul integriert sein. Dabei lag der Fokus der Software-Auswahl darauf, wie die angestrebte Lösung die Unternehmensprozesse abbildet, zum anderen sollte auch das Softwarehaus und seine Philosophie zum Unternehmen passen.
Nach Prüfung mehrerer Systeme entsprach die Vectotax Software und ihre Lösung TaxMetall den Vorstellungen am besten. Die Software wird in den Bereichen Auftragsabwicklung, Arbeitsvorbereitung sowie Geschäftsleitung und Controlling eingesetzt. Daneben erfolgte die Einführung der Betriebsdatenerfassung TaxBDE für die Erfassung der Anwesenheiten aller Mitarbeiter und der produktiven Zeiten.

Die Kalkulation mit TaxMetall

Für eine saubere Kalkulation müssen die Kosten aus den Bereichen Material, Produktion und Fremdarbeiten ermittelt und dem Projekt zugeordnet werden. In TaxMetall geschieht die Vorkalkulation entweder im Artikelstamm oder im Projekt. Die in der Soll-Kalkulation ermittelten Kosten werden dann den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt. Die Kostenkalkulation in TaxMetall basiert auf einer klassischen Zuschlagskalkulation, die neben den Einzelkosten auch Gemeinkostenzuschläge und die Gewinnmarge berücksichtigt.

Materialbedarfsermittlung

Bei Metatec wird bereits im Angebot der Materialbedarf ermittelt. Erteilt ein Kunde einen Auftrag, wird aus dem vorher erstellten Angebot ein Projekt / Auftrag generiert und die Terminierung der einzelnen Positionen durchgeführt. Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung. Aus dem Auftrag erstellt der Mitarbeiter die Auftragsbegleitscheine und druckt diese aus; auf ihnen sind auch die Barcodes für die Zeiterfassung enthalten. In der Auftragsvorbereitung werden gegebenenfalls weitere Begleitdokumente wie Zeichnungen erstellt und der Materialbedarf ermittelt. Hieraus abgeleitet erfolgen mit einem Knopfdruck nötige Reservierungen der Materialien auf den Auftrag oder bei nicht vorliegendem Material automatisch die Bestellungen an die hinterlegten Lieferanten.

Verfolgung des Fertigungsfortschritts

Sind alle zur Fertigung benötigten Materialien eingetroffen — der Wareneingang wird im System verbucht — gehen die Arbeitspläne in die Fertigung. Die Kosten für die einzelnen Arbeitsschritte werden in Arbeitsplänen vorkalkuliert. Die Entscheidung für die Betriebsdatenerfassung, kurz BDE, ist ein großer Vorteil für das Unternehmen, denn so lässt sich der Fertigungsfortschritt optimal verfolgen und der Arbeitsaufwand einer umfassenden Kalkulation minimieren:
Für die Ermittlung der tatsächlichen produktiven Zeiten können die Mitarbeiter die einzelnen Arbeitsschritte aufzeichnen. Der Mitarbeiter erhält einen Auftragsbegleitschein, auf dem die einzelnen Positionen des Auftrags hinterlegt sind. Mit einem Barcodescanner erfasst er dann die Tätigkeit, die er gerade ausübt. Dafür gibt es diverse eingerichtete Stationen in der Produktionshalle. Hier können die Mitarbeiter über den Scanner die einzelnen Arbeitsschritte direkt von den Auftragsbegleitscheinen abscannen. Die in der BDE erfassten Zeiten werden der entsprechenden Auftragsposition zugeordnet. „Somit ist für uns lückenlos nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter welchen Arbeitsgang an einem Bauteil ausgeführt hat. Das hat für uns den Vorteil, dass auch ohne Unterschrift der Mitarbeiter dem Produkt zugeordnet werden kann und nachvollziehbar ist, wie lange ein Arbeitsgang gedauert hat“, so Detlef Ebert. So ist eine Gegenüberstellung der Anwesenheit zur produktiven Zeit möglich.
Die Zeiten fließen in die Kostenübersicht von TaxMetall und können den kalkulierten Zeiten gegenübergestellt werden. „Zuvor hatte Metatec ein einfaches Kalkulationssystem im Einsatz, welches aber bei Weitem nicht ausgereicht hat“, meint Detlef Ebert.  Auch hätten durch Einführung der BDE Fehlerquellen entdeckt werden können, die vorher nicht aufgefallen seien oder nicht bewusst waren. Besonderen Wert legt der Betrieb auf ein lückenloses Controlling der Fertigungszeiten. Dabei ist es von Vorteil, dass die Arbeitspläne nicht mehr bei jeder Kalkulation neu anlegt werden müssen, sondern aus den Stammdaten übernommen werden können. Die Nachkalkulation der Tätigkeit erfolgt dann augenblicklich, sodass keine Kalkulationsfehler mehr entstehen könnten. Der Mitarbeiter im Controlling oder in der Arbeitsvorbereitung kann im System den Produktionsfortschritt verfolgen, es ist genau zu sehen, an welcher Station sich welches Bauteil derzeit befindet und welcher Mitarbeiter mit der Verarbeitung betraut ist. Ist ein Fertigungsstand erreicht, wo das Bauteil zur Fremdbearbeitung außer Haus gegeben wird — zum Beispiel zum Verzinken  — löst der Einkauf aus dem System eine Bestellung für die Fremdbearbeitung aus, auch diese wird direkt terminiert. Die Kosten für die Fremdbearbeitung werden ebenfalls in der Kalkulation festgehalten. Zukünftig soll die Planung der Aufträge über ein neues Modul, die Plantafel erfolgen. In der Plantafel können Aufträge in gewünschter Reihenfolge manuell eingeplant werden. Nach Fertigstellung wird das Bauteil über die Betriebsdatenerfassung fertiggemeldet. Vor Erstellung des Lieferscheins erfolgt im Unternehmen eine Nachkalkulation über den Soll-Ist-Vergleich im System. Aus der Auftragsbestätigung wird anschließend zu den fertiggemeldeten Positionen ein Lieferschein erstellt. Nach Versand der Ware wird der Lieferschein in eine Rechnung übergeben. Diese ist dann in der Offenen-Posten-Auskunft aufgeführt und einem vordefinierten Erlöskonto zugeordnet. In der OP-Auskunft erfolgt die Überwachung über einen pünktlichen Zahlungseingang des Kunden, sollte dies einmal nicht der Fall sein, so erstellt die Buchhaltung direkt aus dem System eine Mahnung. So sind alle betriebswirtschaftlichen Schritte von der Angebotserstellung über die Produktionskalkulation und Planung bis hin zur Fakturierung abgebildet.

Schnelle Kalkulation von Leistungsverzeichnissen

Die Ausführung von Baumaßnahmen erfordert das Zusammenwirken von Baufirmen, Handwerksbetrieben sowie Ingenieur- und Architekturbüros. Der Austausch von Ausschreibungsunterlagen, Angeboten usw. gehört dabei zum Alltag. Immer häufiger werden diese Informationen in GAEB-Formaten (z.B. .d83, .d84) übergeben. Die GAEB-Schnittstelle zu TaxMetall ermöglicht es auf eine sehr einfache Weise, erhaltene Ausschreibungen in das System einzulesen, diese in TaxMetall zu kalkulieren und daraus Angebote zu erstellen. Eine solche Schnittstelle nutzt auch Metatec. Über den GAEB-Konverter werden die Ausschreibungen direkt in das speziell für GAEB-Ausschreibungen angepasste Angebotsformular von TaxMetall geladen. Dort werden entsprechende Positionen, Arbeitspläne und Materiallisten ergänzt und dann mit wenigen Klicks über den Konverter an die ausschreibende Stelle zurückgegeben.

Fazit

Nach kurzer Einführungszeit der Software TaxMetall konnte Metatec schnell einige Vorteile ausmachen. „Durch die Eingabe von Lieferterminen konnten wir für unsere Kunden eine sehr viel bessere Termintreue erzielen“, so Detlef Ebert und weiter: „Durch die Integration der Betriebsdatenerfassung ist eine lückenlose Nachkalkulation möglich.“ Das Unternehmen kann eine Zeitersparnis von ungefähr 30 Prozent verzeichnen. Im absoluten Vordergrund sieht Ebert jedoch die enorme Kostenersparnis, die sie durch die genaue Kalkulation und Ermittlung der einzelnen Arbeitsgänge erzielen konnten.⇥red ◊