Software BPS-ONE
Controlling-Tool für Metallbauer
Der Einsatz von Planungs- und Controllinginstrumenten zur strategischen Unternehmensführung wird zu einem wettbewerbsrelevanten Faktor. Die baden-württembergische Gruppe Michelfelder produziert Edelstahltechnik-, Blechbearbeitungs- und Metalltechnik, sie hat mit BPS-One ein nützliches Tool gefunden.
Aufgrund der Konsolidierungsmöglichkeiten in BPS-ONE eignet sich die Software sehr gut für Firmengruppen, für die Konsolidierungen in Excel sehr aufwändig und fehleranfällig sind. Die Software kann aber ebenso für ein einziges Unternehmen eingesetzt werden.
Michelfelder mit Hauptsitz in Fluorn-Winzeln (Baden-Württemberg) ist mit sechs in Deutschland produzierenden GmbHs sowie einem weiteren Produktionsstandort in der Türkei in vier Geschäftsbereichen tätig: Metalltechnik, Rohrtechnik, Werkzeug- und Vorrichtungsbau sowie Dosiertechnik. Das 1970 gegründete Unternehmen beschäftigt 250 Mitarbeiter und beliefert Branchen der Automatisierungsindustrie, des Maschinenbaus sowie der Automobil-, Lebensmittel-, Medizin- und Verpackungstechnik. Aktuell ist es dabei, seine sechs GmbHs zu einer GmbH zusammenzufassen.
Ob allgemeine Unternehmens- oder spezielle Finanzplanung, ob Soll-/Ist-Vergleich oder Trendberechnung – stets wurden dafür monatlich, quartalsweise sowie für die jährlichen Budgetplanungen jeweils Unmengen an Listen in Excel-Dateien an die verschiedenen Stellen geschickt und in der Unternehmensgruppe verteilt, gefolgt von mühseligen Plausibilisierungsbemühungen – und dennoch stimmten Listen und Zahlen nicht überein und waren Zuständigkeiten oft unklar.
Nach Wechsel eines Finanzverantwortlichen war dem Geschäftsführer klar, dass man eine Software brauchte, die die Unternehmensplanung auf effektive Weise professionalisierte. „Auf einem Kundentag unseres Geschäftspartners, der Karlsruher ABAS AG, präsentierte Bernd Kirschner vom Ulmer Lösungsanbieter Denzhorn das Planungs- und Strategietool BPS-ONE“, erinnert sich Klaus Michelfelder, Dipl.-Wirt.-Ing (FH) und Geschäftsführer der Michelfelder Gruppe.
BPS-ONE ermöglicht als Business Intelligence Software den Aufbau einer betriebswirtschaftlichen Planung durchgängig vom Ergebnis und Cashflow bis zur Bilanz und Liquidität. Abgesichert wird die erfolgreiche Umsetzung der Planung durch einen professionellen Controlling-Prozess mit Soll-Ist-Vergleich, Prognose und Simulation. Nachdem von Denzhorn ein Unternehmen als Mustermandant implementiert war, konnte Michelfelder darauf aufbauen. Die Mandanten waren in ca. einer Woche komplett implementiert. Im Rahmen des Einführungsservice wird die mandantenindividuelle GuV- und Bilanzstruktur implementiert. Als Nächstes wird der Kontenplan eingelesen und den individuellen Strukturen zugeordnet. Danach werden die monatlichen Buchhaltungswerte des Vorjahres und des aktuellen Jahres eingelesen. Als nächster Schritt erfolgt das Einlesen der vorhandenen Planwerte für die GuV-, und Bilanzplanung. Liegen diese Planwerte dem Kunden nicht vor, dann werden diese im Rahmen der Schulungstermine gemeinsam erstellt. Das Unternehmen selbst wendet für diesen Ablauf drei Tage auf. Die wesentlichen Implementierungsaufgaben (Einrichten Struktur, Datenübernahme, Überprüfung) werden vom Softwareanbieter gegen Festpreis durchgeführt.
„Der Funktionsumfang der Software entsprach genau unseren Zielanforderungen“, sagt Michelfelder. „Zudem punktet sie mit einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Die Vorteile im Überblick
1. eine einheitliche Software für alle GmbHs, um den Überblick nicht zu verlieren und um jederzeit kontrollieren zu können, wo man steht, um gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten zu können
2. die Möglichkeit der Liquiditätsplanung (Cash-Flow-Betrachtung und monatliche Bilanzzahlen)
3. umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten – Wir arbeiten vielleicht mit 10% der Auswertungsmöglichkeiten, aber die reichen uns schon völlig aus
4. die Möglichkeit zur Konsolidierung
5. ein sehr großer Kennzahlenkatalog mit den wichtigsten Finanzkennzahlen, die automatisch generiert werden können
Interessant war die Software für die Holding des Weiteren, um über sämtliche Leasing- und Kreditverträge einen Überblick zu bekommen — während das vorher ein Sammelsurium verschiedener Excel-Tabellen war, bei dem auch mal versehentlich unbemerkt ein Vertrag auslaufen konnte. „Die Software hat ein gutes Erinnerungsfeature, sodass wir zeitig sehen, wann was ausläuft“, erklärt Michelfelder. „Man erhält relativ schnell einen Bankenspiegel und weiß, wie es auf der Seite der Verbindlichkeiten aussieht.“
Multimandantenfähiges System
Die Entscheidung für BPS-ONE fiel in der Unternehmensgruppe 2012, seit 2013 ist das Tool mit den Modulen Kostenstellen, Vertragssystem, Investitionssystem, Personalsystem und Managementkonsolidierung bei den sechs GmbHs im Einsatz. „Nachdem ein Mitarbeiter von Denzhorn mit mir einen Mandanten eingepflegt hatte, konnte ich die restlichen alleine bewerkstelligen, obwohl ich absolut kein IT-Experte bin. Das macht deutlich, wie intuitiv das System zu handhaben ist“, berichtet Michelfelder. Da das Tool plausibel und nachvollziehbar funktioniert, konnten auch die anderen 16 Anwender in Geschäftsführung, Assistenz, Buchhaltung und Personalabrechung sofort mit der Software arbeiten, ohne langwierige Einarbeitung.
In der Unternehmensgruppe ist man dementsprechend sehr zufrieden: „Unser Planungsprozess ist deutlich stringenter und besser geworden, er ist nun, anders als vorher, ganz konkret und zeitlich getaktet und auch die Verantwortlichkeit ist deutlich zugeordnet“, sagt Michelfelder und bilanziert: „Da die Dynamik rasant zunimmt, sind solche Systeme für Entscheider unabdingbar, um Veränderungen zu integrieren und möglichst schnell zu sehen, was das jeweils für Auswirkungen hat.“ Erwähnenswert sei aber auch die Betreuung durch den Denzhorn Kundenberater Andreas Kirschner.
Fazit
Am wesentlichsten sind die Auswertungen der Ergebnis- und der Liquiditätsplanung. Diese beiden werden dann über monatliche und kumulierte Plan-Ist-Vergleiche kontrolliert. Der Sinn davon ist, dass ein Unternehmen für das kommende Geschäftsjahr eine Planung von Ergebnis und Liquidität erstellen sollte. Daraus ist zu erkennen, ob alle Vorhaben im kommenden Jahr erwirtschaftet werden können und ob auch genügend Liquidität für deren Bezahlung vorhanden ist. Deshalb ist dafür auch der monatliche und kumulierte Plan-Ist-Vergleich wichtig. Damit wird rechtzeitig erkannt, ob sich das Unternehmen plankonform entwickelt oder ob es gravierende Abweichungen gibt. Im Fall der Fälle ist es wichtig zu erkennen, welche Auswirkungen diese Abweichungen auf das zu erwartende Jahresergebnis und vor allem auf die damit geänderte Liquiditätsvorausschau haben.
Über die Simulationsmodelle in BPS-ONE kann der Anwender unterschiedliche Reaktionsmöglichkeiten und somit unternehmerische Entscheidungen im Voraus durchsimulieren und deren Sinnhaftigkeit oder positive wie negative Auswirkungen überprüfen. Es muss simuliert werden können, welche Maßnahmen zur Gegensteuerung in dieser Situation überhaupt möglich sind und ob die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens unter diesen neuen Prämissen permanent gewährleistet ist. Ohne diese Informationen befindet sich ein Unternehmen wirtschaftlich im „Blindflug“.
