E·R·Plus in der Praxis
Metallbau Wilhelmer berichtet
Foto: Architekt DI Egbert Laggner/ Nina Hader
Foto: Wolfgang C Retter
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Foto: Helmut Weixelbraun
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Metallbau Wilhelmer hat sich in 25 Jahren vom Ein-Mann-Betrieb zu einem europaweit tätigen Familienunternehmen mit 80 Mitarbeitern entwickelt. Das Leistungsspektrum umfasst hochalpine Gebäude, repräsentative Fassaden und Sonderkonstruktionen aus Stahl und Glas. Neben dem Stammsitz in Kolbnitz im Bundesland Kärnten (Österreich) gibt es eine weitere Niederlassung in Majsperk (Slowenien) sowie technische Büros in Leoben (Steiermark) und Wien.
Etabliert hat sich Andreas Wilhelmer, der den Betrieb 2005 von seinem Vater übernommen hat, vor allem im hochalpinen Bereich: Das James-Bond-Museum in Sölden auf einer Höhe von 3.000 Metern, diverse Bergbahnen in Ischgl, Mayrhofen, Kaprun oder das Parkhaus Kaiser-Franz-Josef-Höhe am Fuße des Großglockners sind gute Bespiele für Projekte unter herausfordernden Bedingungen: „Unsere Zielsetzung ist es, mit einem ambitionierten Team Projekte zu verwirklichen, die nicht „nur“ technisch funktionieren, sondern auch architektonisch etwas Einmaliges sind,“ beschreibt Andreas Wilhelmer seine unternehmerische Überzeugung.
Durch das stetige Wachstum des Unternehmens und den damit verbundenen steigenden Informationen, Daten und Mitarbeitern war es schnell notwendig, ein zentrales Werkzeug einzuführen, um weiterhin den Überblick zu behalten und künftig noch gezielter agieren zu können. Gesucht wurde eine umfassende Lösung, die sicherstellte, dass die vorhandenen Ressourcen rechtzeitig und bedarfsgerecht geplant und gesteuert werden können. Eine Lösung, wie sie eine ERP-Software (EnterpriseResource-Planning [ERP]) möglich macht.
Heidi Wilhelmer erzählt: „Unser Ziel war es, ein Werkzeug zur Kontrolle und mit nachvollziehbaren Daten zu erhalten. Was uns damals gefehlt hat, waren Lösungen zur Kapazitätsplanung, Projektcontrolling und Schnittstellen. T.A.Project hat mit E·R·Plus genau das richtige Tool angeboten, um unsere damaligen Probleme bestmöglich zu lösen. Wir konnten damit umfassende Transparenz schaffen und vieles effizienter gestalten.“
Im Jahr 2009 fiel die Wahl auf E·R·Plus, das speziell für Handwerksunternehmen entwickelt wurde, eine durchdachte Kapazitätsplanung sowie Schnittstellen zu den genutzten Programmen (LogiKal und Schücal) zur Verfügung stellte.
Organisatorische Basis
Rückblickend rät Heidi Wilhelmer, nicht alles auf einmal umsetzen zu wollen. Eine schrittweise Einführung kann sie nur empfehlen. Die Implementierung eines ERP-Systems kostet Zeit und gründliche Vorbereitung. Ein Jahr lang war ein Mitarbeiter in Teilzeit speziell mit diesem Projekt beschäftigt. Vorlagen und Ideen für Berichte wurden selbst entworfen und mit T.A.Project abgestimmt. Zudem mussten zu Beginn einige Schnittstellen gemeinsam entwickelt, getestet und angepasst werden (Buchhaltungsprogramm, Schnittstellen zu Telebankingprogrammen, ÖNORM B2063 etc.), da Wilhelmer in Österreich das erste Unternehmen war, das E·R·Plus einführte.
Schnell wurde das Programm zum zentralen Werkzeug und ist es bis heute. Als das führende Kommunikationsmittel aller Abteilungen und Mitarbeiter hat es Transparenz geschaffen, Durchlaufzeiten deutlich verkürzt und die Projekt-Effizienz um ein Vielfaches gesteigert.
Datenqualität ist A & O
Vorteile entstehen überall im Unternehmen und für jeden. „Wir sind durch den Einsatz von E·R·Plus sehr viel effizienter, arbeiten fehlerfreier und schneller und verfügen über eine deutlich verbesserte Datenqualität,“ so Andreas Wilhelmer.
Das beginnt schon bei der Kalkulation mit E·R·Plus, in der Lohnbudget und Materialeinsatz der Aufträge schnell und flexibel geplant werden können. Die kalkulierten Positionen dienen dann als Grundlage für weitere Projektschritte wie Terminplanung und Materialdisposition. Der Projektleiter kann auf die bestehenden Daten zugreifen und seine eigenen Daten ergänzen und alle projektrelevanten Unterlagen ablegen. Parallel dazu greift bereits die Buchhaltung auf die Daten zu und erstellt entsprechende Abrechnungen.
Transparente und einfache Vernetzung besteht auch zwischen Produktion, Logistik und Montage. Es kann zu jeder Zeit jeder Schritt genau nachvollzogen und einfach nachverfolgt werden. Durch die zentrale Datenbank stehen alle prozessbezogenen Informationen zur Verfügung und können zum Beispiel für die Erstellung von Nachkalkulationen verwendet werden.
Ein besonderes Anliegen ist es Wilhelmer, die Qualität so hoch wie möglich zu halten; dabei geht es ihm einerseits um die Produkte, andererseits aber auch um die organisatorische Qualität, d.h. die optimale Koordination mit allen Beteiligten, sowie um den reibungslosen Ablauf des Bauprojekts. Wichtig sei es, dass der Kommunikationsfluss jederzeit aufrechterhalten bleibt. Informationen müssen für Wilhelmer genau wie die Ressourcen Personal, Material und Finanzen für autorisierte Personen (Benutzerrechte) zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein − und zwar zielführend vorgefiltert und aufbereitet. So können unnötige und nicht wertschöpfende Rückfragen und Korrekturschleifen vermieden werden. Doch der Erfassungsaufwand sollte nicht unterschätzt werden, lohnen tut es sich laut Wilhelmer trotzdem: „Wir denken in Ergebnissen. Nicht nur gegenüber dem Kunden, sondern auch innerhalb des Unternehmens.“
An vielen Stellen denkt das ERP-System mit bzw. vor. So schätzt Wilhelmer zum Beispiel die vielfältigen Möglichkeiten der Kalkulation: Die bereits in LogiKal hinterlegten Baugruppen können mit einem Klick in E·R·Plus importiert werden. Dadurch wird der Weg von der Kundenanfrage bis zum fertigen Angebot optimiert. Einmal kalkulierte Positionen können mehrmals angeboten und die Stücklisten aus der Kalkulation können weiter-verwendet werden. Ein guter Weg zu mehr Effizienz. „Bei der Vorkalkulation gilt es neben den fixen Kosten viele projektspezifische variable Kosten einzuschätzen. Früher kam es manchmal zu Angebotspreisen, die viel zu hoch bzw. viel zu niedrig waren. Heute sind wir in der Position, auf viele Erfahrungswerte zurückgreifen zu können, doch ohne das richtige Werkzeug im ERP-Bereich wäre es nicht in dem Umfang nutzbar,“ betont Wilhelmer.
Auch in die Pflege und Aktualisierung seines Artikelstamms investiert Wilhelmer viel. Er weiß um die Effizienz der Anwendung. Mit der Erstellung der Materialanforderung ist mit ordentlicher Vorarbeit bereits der Buchungssatz für die Buchhaltung vorgefertigt – eine Win-win-Situation.
Optimierte Steuerung
E·R·Plus ist die optimale Softwarelösung für die Firma Wilhelmer, die ihre unternehmerischen Aufgaben optimiert. Ziel war es, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik sowie IT-Systeme, im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Durch die Verwaltung der Projekt-, Personal-, Lager-, Artikel- und Lieferantendaten, Planung und Steuerung des Materialbedarfs, Controlling (Betriebsabrechnung, Kalkulation, Finanzplanung), Termin- und Kapazitätsplanung (PPS), und Barcodeunterstützung wird ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe gewährleistet. ⇥red ◊
Apps für E·R·Plus
Mit der Werkauftrags-App von E·R·Plus können Arbeitsaufträge und verknüpfte Dokumente live aus der Datenbank abgerufen werden. Die App zeigt die für eine Arbeitsstation relevanten Aufträge in digitaler Form und macht das Ausdrucken damit überflüssig.
Direkt in der Fertigung lassen sich Arbeitsaufträge auf dem Tablet oder PC verwalten, Werkaufträge mit allen verknüpften Dokumenten aufrufen und sogar Arbeitszeiten pro Werkauftrag buchen. Ausstehende Arbeiten sind filterbar und der Arbeitsfortschritt kann unmittelbar erfasst werden.
Die Versand-App hilft bei der mobilen Datenverarbeitung im Versand: Positionslieferscheine für fertige Erzeugnisse können erstellt und mit Einmal-Packmitteln oder mehrfach benutzbaren Gestellen „verheiratet“ werden. Der Versand der Gestelle kann direkt über das Mobilgerät gemeldet werden, sodass alle Beteiligten jederzeit über den Status der Bauteile informiert sind. So können Positionen bzw. Gestelle durch gezielte Montageabrufe angefordert und verfolgt werden.
Zur papierlosen Dokumentation trägt ebenfalls die Bautagebuch-App bei: Sie gibt eine Übersicht über alle Projekte, hilft diese zu verwalten und Informationen zu den Projekten zu hinterlegen. Baufortschritte per Fotoanhänge oder Audioaufnahmen dokumentieren, zusätzliche Mitarbeiter oder Geräte anfordern, Wettereinflüsse berücksichtigen – Bauleiter oder Projektleiter können ihre persönlichen Projektnotizen direkt auf der Baustelle festhalten.
Die Mobile-App ermöglicht dem Benutzer ein von dem Betriebssystem abgekoppelte Kontaktanzeige, Suche und Aufgabenverwaltung. Die Kontakte werden in der App DSGVO konform gehalten und sind so vor dem Zugriff anderer Apps geschützt. Über die Aufgabenverwaltung können neue eigene Aufgaben oder Aufgaben für Mitarbeiter erstellt werden.
Die Materialwirtschafts-App (kurz MaWi-App) stellt Informationen über den aktuellen Materialbestand aus der ERP-Datenbank bereit, um neue Bestandsbuchungen für eingehende und ausgehende Materialien zu erstellen. Somit können sehr einfach Materialanforderungen erstellt und Retouren gebucht sowie Inventurzähllisten erstellt und erfasst werden.
Veranstaltungstipp
Von der Arbeitsvorbereitung über die Produktionssteuerung bis zum Versand − in einer papierlosen Fertigung und Bauteileverfolgung steckt viel Potenzial. Ziel muss es sein, Informationen und Daten interaktiv, anpassungsfähig, aktuell und in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. In zwei kostenfreien Seminaren in Ulm (13. Oktober 2020) und in Göttingen (3. November 2020) informiert T.A.Project zu allen Aspekten einer papierlosen Fertigung und Bauteileverfolgung im Metallbau.
