Einstieg in digitale Vernetzung

Als Florian Vordermayer vor zwei Jahren in den Familienbetrieb einstieg, musste sich der Junior-Chef eingestehen, dass es im eigenen Betrieb doch etwas gab, was „gar nicht ging“. Die Büroarbeit war ein No-Go. Er kannte die Abläufe zu diesem Zeitpunkt schon gut. Ob als Jugendlicher, Student oder Meisterschüler, Florian Vordermayer half schon sein Leben lang im Betrieb mit — auf der Baustelle und natürlich im Büro. Die gewohnten Tools dort: Excel, Word und der Aktenschrank. „Das war sehr zeitaufwändig und zudem fehleranfällig“, erinnert sich der Glasermeister und Bauingenieur. Doch bis dato erschien die Hürde zu hoch, eine Software einzuführen. Lieber verließ man sich auf die bewährten Abläufe. Auch wenn diese zeitaufwändig waren, etwa wenn eine Mitarbeiterin handschriftlich überarbeitete Angebotsvorlagen erneut manuell eintippte oder Ordner wälzte, um zu kontrollieren, ob alle Rechnungen gestellt waren — und zum anderen die Kalkulationen und die Dokumentationen der Arbeitszeiten fehleranfällig waren. Allzu häufig wurden die Kalkulationen Pi mal Daumen geschätzt, wer wofür wie viel Zeit aufgewendet hatte und die Arbeitszeiten wurden ausschließlich händisch notiert. „Das war unzuverlässig und häufig unleserlich“, so Vordermayer. Die unorthodoxen Arbeitszeitkonten bereiteten dem 34-Jährigen Sorgen, da dieses Vorgehen nicht den Ansprüchen des EuGH-Urteils zur Zeiterfassung genügte.

Ein digitaler Durchstart

„Mir war schnell klar, dass es so nicht weitergehen soll“, erklärt Vordermayer, und so setzte er sich dran, eine passende Lösung zu finden — im wahrsten Sinne des Wortes: Im Januar 2019 schlenderte er durch die Bau-IT Halle auf der Messe BAU in München und fand dort mit Vito Office aus dem Hause Sander & Doll weitaus mehr als nur eine Lösung für die Zeiterfassung: eine ganzheitliche Software, die alle Aufgaben im Büro und in der Organisation des Betriebs abbildet. „Damit sparen wir Zeit, Nerven und vermeiden Fehler“, freute sich der Junior-Chef über den Neustart. „Jetzt sind alle wichtigen Informationen für jeden Auftrag an einem Ort gespeichert, sofort sichtbar und nachvollziehbar.“ Beispielsweise wird eine große Zeitersparnis dadurch erreicht, dass mit nur einem Klick zu jedem Angebot eine Angebotskalkulation ersichtlich ist. Nerven spart er sich zudem in der Auftragsabwicklung, da sämtliche Dokumente bis zur Rechnung unkompliziert und fehlerfrei abgeleitet werden können. Doch damit ist nicht Schluss: Rapportauftrag ohne Angebot, Einkauf, Preismatrix, Zahlungsabwicklung – heute werden alle diese Aufgaben im Büro mit der neuen Software erledigt. Aber es gab noch einen Faktor, der für die Entscheidung wichtig war: Der Support hinter der Software, also die Möglichkeit, Fragen oder Probleme aller Art auf möglichst schnelle und einfache Weise klären zu können.

Heute freut sich der Junior-Chef jeden Tag über die neue Welt, in der er arbeitet. Was ihn an dem Digitalisierungsschub für sein Unternehmen am meisten begeistert? Die neue Art der Lagebesprechung. Jeden Morgen trifft sich die zehnköpfige Mannschaft am großen Touchscreen in der Werkstatt, um gemeinsam die Einsätze des Tages zu planen. „Mit der Projekt- und Ressourcenplanung haben wir immer im Blick, welche Mitarbeiter verplant sind, und schieben die verfügbaren Mitarbeiter direkt am Touchbildschirm in das neue Projekt. Das klappt nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für unsere Maschinen wie Kran oder Sauggehänge.“

Autonom mit intuitiver Software

Doch was hält eigentlich der Senior-Chef von der Umstellung? „Es brauchte nur wenig Zeit, da war mein Vater überzeugt. Man kann nämlich in der Software arbeiten wie in Microsoft Office, also immer direkt im Dokument. Die befürchtete Hürde durch die Umstellung blieb also aus. Stattdessen konnte er schnell loslegen“, so der Junior-Chef. Dank der intuitiven Bedienung kann der Senior-Chef komplett unabhängig und eigenständig arbeiten, wann und wo immer er will. Auch abends oder am Wochenende, wenn außer ihm niemand da ist, um wie früher die Dokumente einzupflegen. „Ich selbst habe online ein Einführungsseminar besucht“, erinnert sich Florian Vordermayer. Direkt danach konnte er starten und seinem Vater alles Nötige erklären.

Eine Sache, die den Senior-Chef besonders freut: Auch die Betriebsauswertungen konnten mit der digitalen Lösung auf ein nie dagewesenes Niveau gehoben werden. „So kann er zum Beispiel mit nur einem Blick erkennen, ob alle Rechnungen schon raus sind oder ob wir in den vergangenen Monaten geschlafen haben“, meint Vordermayer schmunzelnd.

Schnittstellen erleichtern das Leben

Je besser die verschiedenen Module einer Software miteinander verzahnt sind, umso einfacher und schneller geht die Büroarbeit von der Hand. Aber gerade die Schnittstellen zu anderen Programmen schaffen die Möglichkeit zum vernetzten Arbeiten. Damit hebt ein Betrieb die Abläufe in Büro und Betriebsorganisation in eine ganz neue Liga.
Für die Firma Vordermayer sind folgende Schnittstellen wichtig: DATEV: Alle Rechnungen werden direkt aus der Software an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Outlook: „Unsere Angebote können wir direkt per E-Mail verschicken“, erklärt Vordermayer, und berichtet von seinen Ideen: „Ich möchte auch die in Vito erstellten Montagetermine direkt in die Kalender und so auf die Handys der Monteure übertragen.“ Telefonschnittstelle: Immer, wenn ein Kunde anruft, wird seine Nummer direkt mit der Datenbank abgeglichen und der Name des Kunden angezeigt. Mit einem Klick öffnet sich die Projektverwaltung, wodurch man in kürzester Zeit einen Überblick über alles erhält, was man über diesen Kunden wissen muss. Diese Funktion schätzt Florian Vordermayer ganz besonders, denn so kann er auch als Junior mit den Kunden sprechen, als hätte er die jahrzehntelange Erfahrung seines Vaters. Serienbrieffunktion: „Unsere Produkte müssen gewartet werden. Was jeden Tag draußen Wind und Wetter ausgesetzt und beweglich ist, wie Türen oder Fenster, das braucht einfach Pflege. Daran erinnern wir unsere Kunden regelmäßig.“ Früher war das jedes Jahr eine Aufgabe für einen mehrwöchigen Ferienjob; mit Kundendatenbank und Serienbrieffunktion ist es eine Sache von Minuten. Vordermayer sortiert die Pflegetipps in seinen Anschreiben immer nach Produkten und gerne auch nach dem Einbauzeitpunkt. Schließlich spielt das Alter von Produkten dafür eine Rolle. DATA-Norm: „Geht es um unsere deutschlandweiten Lieferanten, finde ich es besonders praktisch, dass ich Preislisten samt der hinterlegten Beschreibung einfach importieren und bei Bedarf anpassen kann. Auch stelle ich mit wenigen Klicks sicher, dass geänderte Preise direkt bei uns hinterlegt sind“, berichtet Vordermayer.

Willkommen in der digitalen Welt

„Auf den digitalen Weg habe ich mich damals gemacht, weil ich eine digitale Zeiterfassung einführen wollte“, erinnert sich Vordermayer. „Zu dem Zeitpunkt konnte ich mir aber noch gar nicht vorstellen, was mit einer digitalen Zeiterfassung und dem richtigen Programm alles möglich sein wird.“ Jetzt werden nicht nur die Zeiten der Mitarbeiter über mobile Endgeräte endlich lückenlos erfasst, egal ob in Deutschland oder bei Aufträgen in Frankreich, sondern die Mitarbeiter dokumentieren ihre Tätigkeiten direkt am Handy für die jeweiligen Projekte. Die Daten stehen dem Chef ortsunabhängig und automatisch zur Verfügung. Auf diese Weise können sie für eine schnelle Nachkalkulation genutzt werden. Alles ist zentral an einem Ort gespeichert und so kann nahtlos weitergearbeitet werden – egal wo, egal wann.