Gelernt beim AMFT Seminar

Rechtzeitig Beantragung der digitalen Signatur

Da der Weg bis zu einer einsatzbereiten qualifizierten elektronischen Signatur einige Tage dauern kann, sollte hier unbedingt ausreichend Vorlaufzeit eingeplant werden. Ohne Signatur können Angebote nicht abgegeben werden. Info: Manche Vergabeportale bieten an, eine dritte Person zur Signatur und verschlüsselten Abgabe des Angebots zu bevollmächtigen.

Keine Last-Minute Aktionen

Durch technische Störungen, wie etwa einem Internet-Ausfall, kann es bei einem bevorstehenden Abgabetermin schon mal knapp werden. Es empfiehlt sich daher die Deadline intern bereits 24 Stunden vor dem eigentlichen Abgabetermin zu setzen.

Schulungsangebote nutzen

Nach dem Beschluss zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeitnahe zum Thema E-Vergabe eingeschult werden.

E-Vergabeportalen erkunden

Aufgrund von Unterschieden in Funktionen und Handling ist es empfehlenswert, mittels eines Test-Accounts den Umgang mit dem jeweiligen Portal vorab zu testen und insbesondere die Funktionsweise der elektronischen Signatur, inklusive dem Upload von Dateien, auszuprobieren. Am Tag des Uploads sollte noch ein endgültiger Check erfolgen: Gibt es auf der Einstiegswebseite des Portalbetreibers vielleicht Hinweise auf ein Systemupdate, geänderte AGB bzw. Nutzungsbedingungen oder neue technische Vorgaben hinsichtlich kompatibler Datenformate?

Zeichnungsbefugnisse klären

Es sollte rechtzeitig geklärt werden wie die betriebsinternen Zeichnungsbefugnisse (z.B. Vier- augenprinzip, Stellvertretung) umgesetzt werden können. Wenn nur zu zweit rechtsgültig gezeichnet werden kann, gilt dies auch bei der E-Vergabe. Die elektronische Unterschrift muss entsprechend durchgeführt, oder eine Vollmacht erteilt werden, die die zur alleinigen Unterzeichnung berechtig.
 
Unterlassung eigenmächtiger Änderungen

Damit die abgegebenen Unterlagen den Vorgaben des Auftraggebers entsprechen, sollte auf eigenmächtige Änderungen oder Ergänzungen der Formulare unbedingt verzichtet werden.

Laufende Dateisicherung

Bei der Angebotserstellung sollte unbedingt auf das regelmäßige Sichern von Dateien in vernünftigen zeitlichen Abständen geachtet werden. Der Verlust von Daten kurz vor der Abgabefrist kann zum Verlust der Auftragschance führen.

Strukturierte Benennung von Dateien

Um nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt es sich Dateinamen möglichst strukturiert zu bezeichnen. Im Fall von Änderungen sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass beim Upload neuerer Versionen von Unterlagen keine alten Versionen im Vergabeportal des Auftraggebers verbleiben.

Signaturverfahren erproben

Mittels eines Dummy-Dokuments kann die Funktion einer Signatur etwa unter www.signatur.rtr.at/de/vd/Pruefung.html getestet werden. Darüber hinaus sollte auch die Möglichkeit zu einer Testvergabe genutzt werden um sich mit der Signatursoftware vertraut zu machen.

Verantwortungsbewusster Umgang mit  E-Signatur

Elektronische Signaturkarten sollen niemals weitergegeben werden, auch dann nicht, wenn man denkt dadurch viel Zeit und Mühe zu sparen. Niemand möchte für eine Angebotsabgabe haften, die nicht dem eigenen Willen entspricht.

Limitierte Datenmengen bedenken

Im Falle umfangreicher Anhänge gilt es sich rechtzeitig beim Plattformbetreiber über die maximale Datenmenge zu erkundigen, die transferiert werden kann. Durch ZIP- Programme können Dateien verlustfrei komprimiert werden und mehrere zusammengehörige Dateien zusammengefasst werden. Diese Möglichkeit sollte etwa mit dem kostenfreien Programm 7-Zip genutzt werden.

(Quelle: Peter Jakubitz)