Karoline Behrend, RA & Fachanwältin

metallbau: Frau Behernd, was sind die häufigsten Fehler bei Ausschreibungen?

Karoline Beherend: Oft werden Leistungen falsch oder ungenau beschrieben, Vergabeunterlagen sind unvollständig oder widersprechen sich. Beim Auswerten einer Zuschlagsentscheidung können Fehler beim Bewerten der Kriterien vorkommen, wenn etwa Eignungs- und Zuschlagskriterien sich vermischen. Es kann auch passieren, dass zunächst nicht abgefragte Kriterien auf einmal bei der Bewertung eine Rolle spielen, Dokumentationen für Vergabeentscheidungen ungenügend sind oder ganz weggelassen werden. Auch bei der Vertragsausführung können Fehler passieren, wenn beispielsweise Aufträge nachträglich geändert werden, eigentlich ausgeschriebene Teile weggelassen oder neue hinzugefügt werden.

metallbau: Wie können Betriebe Fehler in Ausschreibungen erkennen?

Beherend: Bei Unklarheiten sollten Betriebe die Instrumente des Vergaberechts nutzen, wie Bieterfragen oder – bei begründeten Zweifeln – eine Rüge. Die beste Voraussetzung Fehler zu erkennen ist eine gute Sachkenntnis. Je mehr Grundkenntnisse jemand hat, der sich mit Ausschreibungen befasst, desto eher fallen Unstimmigkeiten auf. Dazu braucht es nicht unbedingt eine eigene Rechtsabteilung, aber zumindest jemanden, der sich vorwiegend mit Ausschreibungen beschäftigt und Erfahrung damit hat. Wenn Unternehmen mehr öffentliche Aufträge erhalten wollen, lohnt es sich, Mitarbeiter auf das Thema Ausschreibungen zu schulen. Einige Rechts-Kanzleien bieten dazu gezielt Seminare an.

metallbau: Wie können Ersteller von Ausschreibungen Fehler vermeiden?

Beherend: Auch bei der ausschreibenden Stelle sollten die verantwortlichen Personen mit dem Vergaberecht vertraut sein und regelmäßig geschult werden. Die Auftraggeberseite als Initiator einer Ausschreibung muss sich bereits bei der Erstellung, was Formulare, Fristen etc. angeht, an gesetzliche Regeln halten. Alternativ können Ausschreibende diesen Prozess auch ganz oder teilweise aus der Hand geben, indem sie etwa eine Kanzlei mit dem Erstellen einer Ausschreibung beauftragen oder zumindest zur abschließenden Prüfung einen Fachanwalt mit ins Boot holen. Das Vergaberecht hat in den letzten Jahren einen starken Wandel erfahren, der frühere Vorgehensweisen zum Teil obsolet macht; gleichzeitig gewinnen Ausschreibungen als Wirtschaftsfaktor zunehmend an Bedeutung.

metallbau: Kann es passieren, dass Fehler erst sichtbar werden, wenn es zu einem Unfall oder Schaden kommt?

Beherend: In Einzelfällen kommt es vor, dass ein Fehler erst auffällt, wenn es bei der Ausführung zu Problemen kommt. Dann ist es vergaberechtlich zu spät, denn sobald der Zuschlag einmal erteilt ist, schließt sich – sinnbildlich gesprochen – die Tür zum Vergaberecht. Alle Mittel, die einem noch während des Verfahrens offenstehen, teils innerhalb bestimmter Fristen, sind dann nicht mehr anwendbar. Die Zuschlagsentscheidung als solche ist nicht mehr angreifbar. Das ist vom Gesetzgeber so gewollt, um für beide Seiten Rechtssicherheit zu schaffen. Ein Unternehmen kann dann nur noch auf dem allgemeinen Zivilrechtsweg versuchen zu seinem Recht zu kommen.

metallbau: Welche Fehler in Ausschreibungen erzeugen die meisten Rechtsstreitigkeiten?

Beherend: Häufige Auslöser gerichtlicher oder außergerichtlicher Auseinandersetzungen sind unklare oder widersprüchliche Angaben in den Unterlagen, der begründete Verdacht einer unzulässigen Übervorteilung sowie wettbewerbswidrige Absprachen.

metallbau: Wie können bietende Betriebe rechtlich korrekt mit Fehlern in der Ausschreibung umgehen?

Beherend: Wird ein Fehler einwandfrei identifiziert, sollten Betriebe schriftliche eine Bieterfrage stellen. In den Bewerbungsbedingungen von Ausschreibungen wird in der Regel auf diese Möglichkeit hingewiesen. Meist ist dafür eine Frist zu beachten. Bieterfragen sind vom Auftraggeber dann anonymisiert zu veröffentlichen und zu beantworten. So haben alle Bieter die Möglichkeit, an aktualisierte Informationen zu kommen. Bleibt eine Erwiderung aus oder ist die Antwort unbefriedigend, kann ein Nachprüfungsverfahren beantragt werden. Spätestens hier empfiehlt es sich, einen Anwalt für Vergaberecht hinzuzuziehen.