Peter Trappe, EN-1090-Auditor

metallbau: Wer hat als übergeordnete Behörde für die Zeit der Pandemie so schnell einen Rahmen gesteckt, damit EN-1090- Online-Audits möglich sind oder gab es dafür bereits Vorgaben?

Peter Trappe: Das Gerücht, man könne sich neuerdings einfach und schnell online nach EN 1090 zertifizieren lassen, kursiert bereits seit einigen Monaten. Das ist grundsätzlich falsch. Weiterhin geht das Gerücht um, man könne die zur Aufrechterhaltung eines bereits erworbenen EN-1090-Zertifikats erforderlichen Überwachungs-Audits neuerdings einfach und schnell online durchführen lassen. Und das ist prinzipiell betrachtet genauso falsch.

metallbau: Was sind denn die Fakten, Herr Trappe?

Trappe: Es gibt die ISO 19011, die vereinfacht gesagt auf internationaler Ebene vorgibt, wie bei der Auditierung von Managementsystemen, im Fall der EN 1090 das System der werkseigenen Produktionskontrolle, vorzugehen ist. Meines Wissens wurde den Auditoren erstmals in der Revision 2011 die Möglichkeit eingeräumt, bezüglich der Punkte, die überprüft werden können, ohne dabei physisch vor Ort sein zu müssen, Remote-Auditmethoden anzuwenden. Remote bedeutet „aus der Ferne“. Angewendet werden kann eine Remote-Methode dann, wenn der Auditor nach sorgfältiger Abwägung zu dem Schluss kommt, dass es möglich und ausreichend ist, so zu prüfen, da seine physische Anwesenheit vor Ort nicht zu anderen Erkenntnissen führen würde.

metallbau: 2011 bot eine Online-Überwachung sicher noch nicht so umfängliche Möglichkeiten wie heute!

Trappe: Während früher im Wesentlichen lediglich Dokumente remote geprüft werden konnten, stehen uns mittlerweile Möglichkeiten zur Verfügung, die wir früher nicht hatten. Beispielsweise kann man eine Betriebsbesichtigung unter Nutzung einer mobilen Kamera, Fachgespräche mittels Videokonferenz online durchführen. Vorausgesetzt das technische Equipment steht zur Verfügung, kann der Auditor in der Ferne hören und sehen, was er auch vor Ort hören und sehen würde. Also: Im Bereich „Zertifizierung gemäß EN 1090“ hat der technische Fortschritt uns lediglich weitere Möglichkeiten beschert, beim Audit gegebenenfalls Remote-Methoden anwenden zu können. Diese sind durch die Corona-Krise in den Fokus gerückt.

metallbau: Können Sie etwas näher darauf eingehen, in welchen Fällen Remote-Auditmethoden angewendet werden können, und auf den Spielraum, den die Unternehmen dabei haben?

Trappe: Bei der Erstzertifizierung ist grundsätzlich kein reines Remote-Audit möglich, der Auditor muss physisch vor Ort sein. Dokumente können allerdings im Vorfeld remote geprüft werden. Im Rahmen der zyklisch durchzuführenden Überwachungen können Dokumente ebenso im Vorfeld remote geprüft werden. Ob weitere Remote-Methoden angewendet werden können (beispielsweise die Nutzung einer mobilen Kamera zur Online-Besichtigung des Betriebs, das Führen von Fachgesprächen mittels Videokonferenz) oder ob ein Vor-Ort-Termin anzusetzen ist, ist weitgehend davon abhängig, ob wesentliche Veränderungen geplant sind, und davon, ob das zur Nutzung von Online-Möglichkeiten erforderliche Equipment zur Verfügung steht. Wesentliche Veränderungen können bspw. geänderte Fertigungsabläufe sein, oder in der Einführung neuer Verfahren bzw. weiterer Schweiß- oder sonstiger Prozesse im Rahmen der Fertigung bestehen, in personellen Änderungen wie beispielsweise einem Wechsel in der Verantwortlichkeit für die Werkseigene Produktionskontrolle oder für die Schweißaufsicht. Basierend auf einer zunächst durchzuführenden Risikoanalyse entscheidet dann der Auditor auf den Einzelfall bezogen, ob ein Vor-Ort-Termin anzusetzen ist oder ob umfassend remote geprüft werden kann.

metallbau: Das bedeutet, die Entscheidung liegt immer bei der Zertifizierungsstelle bzw. beim Auditor?

Trappe: Ja. Nochmal: Grundsätzlich ist die physische Anwesenheit des Auditors vor Ort anzustreben. Remote-Methoden können angewendet werden, sofern die Zertifizierungsstelle bzw. der Auditor nach sorgfältiger Abwägung (Risikoanalyse) zu dem Schluss kommt, dass es möglich und ausreichend ist, so zu prüfen, da man, auch wenn der Auditor vor Ort wäre, nicht zu anderen Erkenntnissen kommen würde.

metallbau: Welche Voraussetzungen muss ein Betrieb erfüllen, damit das Audit oder Teile online durchgeführt werden können?

Trappe: Um Betriebsbesichtigungen, Fachgespräche etc. online durchführen zu können, um Dokumente online einsehen zu können etc. muss die erforderliche Hard- und Software (mobile Kamera/Kamera-Tablett/Kamera-Handy, leistungsfähiger Rechner, Konferenzsoftware) im Unternehmen zur Verfügung stehen − und es muss jemand da sein, der damit umgehen kann.

metallbau: Was führt dazu, dass sich ein Online-Audit in vier Stunden erledigen lässt und vor Ort ein Tag dafür benötigt wird?

Trappe: Ein EN-1090-Audit lässt sich − zumindest aus meiner Sicht − nicht in vier Stunden erledigen. Es verhält sich lediglich so, dass der Zeitbedarf vor Ort oder online, also die Zeit, die der Unternehmer bzw. dessen Beauftragter gemeinsam mit dem Auditor verbringt, durch die Anwendung von Remote-Methoden reduziert werden kann. An dem, was innerhalb des Audits nachzuweisen bzw. zu überprüfen ist, ändert sich nichts. Was allerdings zu Buche schlägt ist, dass Reisezeiten und die damit verbundenen Kosten ggf. eingespart werden können.

metallbau: Wenden Sie Remote-Auditmethoden an?

Trappe: Ich wende Remote-Methoden an und versuche diese Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Hierzu stelle ich den Betrieben etwa zwei Wochen vor dem Audittermin Unterlagen zur Verfügung, die ich in Abhängigkeit von den verschiedenen Ausführungsklassen vorbereitet habe und ggf. betriebsspezifisch ergänze. Darin nehme ich auf die Punkte Bezug, die ich im Rahmen der Risikoanalyse zu beachten habe. Weiterhin enthalten sind die Fragestellungen, auf die seitens der Hersteller beim Audit einzugehen ist; Angaben, welche Dokumente grundsätzlich benötigt werden (Anlagen zum Audit), Angaben zu Stichproben, die ich grundsätzlich durchführe, und Angaben, mit welchem Personenkreis ich grundsätzlich Fachgespräche führe; verbunden mit dem Hinweis, dass der Umfang der benötigten Dokumente, die Fragestellungen, Anlagen, Stichproben und der Personenkreis mit dem ich Fachgespräche führen werde, im Audit ggf. erweitert werden. Ich bitte die Unternehmen darum, die Fragen schriftlich zu beantworten und mir die Antworten gemeinsam mit den Anlagen, die grundsätzlich benötigt werden, innerhalb von zehn Tagen zukommen zu lassen.

metallbau: Gibt es eine Art Remote-Test?

Trappe: Nach Erhalt sichte ich die Unterlagen. Wird erkennbar, dass ggf. Onlinemethoden eingesetzt werden könnten, erfolgt die Anfrage an das Unternehmen, ob Interesse besteht, diese Möglichkeit zu nutzen. Falls ja, wird geklärt, ob das hierzu erforderliche technische Equipment zur Verfügung steht, ggf. erfolgt ein kurzer Test vorab. Sollte sich im Zuge des Online-Termins herausstellen, dass diese Remote-Methode aus dem ein oder anderen Grund doch nicht funktioniert, breche ich das Audit ab und vereinbare einen Vor-Ort-Termin.

metallbau: Was ist mit Betrieben bis zu zehn Mitarbeitern?

Trappe: Es ist prinzipiell egal ob ein Betrieb 3, 10 oder 100 Mitarbeiter hat – solange die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung steht und jemand da ist, der damit umgehen kann.

metallbau: Machen die Unternehmen Ihrer Einschätzung nach im Rahmen der Corona Krise vermehrt Gebrauch davon, Online-Möglichkeiten zu nutzen?

Trappe: Nein. Und das liegt meinem Eindruck nach nicht unbedingt daran, dass das erforderliche Equipment nicht zur Verfügung steht, sondern in erster Linie daran, dass der persönliche Kontakt zum Auditor gewünscht wird. Jedenfalls verhält sich das in meinem Klientenkreis so.

metallbau: Können Audits wegen Corona geschoben werden?

Trappe: Fällige Überwachungen für die EN 1090 können aufgrund der Corona-Krise um sechs Monate geschoben werden.

metallbau: Wie viel Zeit braucht der Auditor im Betrieb, wenn Unterlagen remote geprüft werden und „der Rest“ dann vor Ort?

Trappe: Wie lange man im Betrieb oder online braucht, wenn Unterlagen vorab remote geprüft werden, ist von diversen Faktoren abhängig, beispielsweise von der Ausführungsklasse, der Anzahl der Mitarbeiter, mit denen Gespräche zu führen sind, den örtlichen Gegebenheiten etc. Durchschnittlich EXC1 zwischen 2 und 3, EXC2 zwischen 2 und 5 Stunden. Innerhalb der EXC3 wird es zu speziell, um pauschal etwas sagen zu können.

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