Steuerliche Betriebsprüfung

Kleinere Betriebe werden nur sporadisch bzw. unregelmäßig geprüft. Meldet sich dann doch der Betriebsprüfer an, gilt es Ruhe zu bewahren und sich auf die anstehende Prüfung vorzubereiten. Dies ist gerade in bzw. nach der Corona-Pandemie wichtig, hat diese Zeit doch in vielen Betrieben zu Entwicklungen geführt, welche in den Jahren zuvor nicht denkbar waren. Kurzarbeitergeld, Betriebsschließungen, Überbrückungsgeld, Umsatzeinbrüche, um nur einige zu nennen. Ungewöhnliche Ereignisse und damit Besonderheiten im Geschäftsverlauf führen schnell zu Nachfragen seitens der Betriebsprüfung. Mit einer angemessenen Dokumentation hat der Steuerpflichtige aber in aller Regel nichts zu befürchten. Dieser kommt gerade jetzt eine besondere Bedeutung zu, da zukünftig mit zahlreichen Betriebsprüfungen zu rechnen ist, die beispielsweise auch den rechtmäßigen Bezug von Corona-Hilfen oder den deklarierten Einbruch der Umsatzzahlen verifizieren sollen. Eine gute Vorbereitung und Dokumentation ist das entscheidende Kriterium.

Ziele und Inhalt der Außenprüfung

Die Betriebsprüfung oder auch steuerliche Außenprüfung wird durch die Finanzämter durchgeführt, um sicherzustellen, dass die im Rahmen der Steuererklärungen deklarierten Einnahmen auch den Tatsachen und dem tatsächlichen Geschäftsverlauf entsprechen und somit die Steuer in richtiger Höhe festgesetzt wurde. Die Rechtsgrundlagen finden sich in den §§ 193 ff. der Abgabenordnung, welche durch einen umfangreichen Anwendungserlass (AEAO) konkretisiert werden. Weitere Regelungen finden sich in der Betriebsprüfungsordnung (BpO).

Generell ist eine steuerliche Außenprüfung bei Gewerbetreibenden nach § 193 Abs. 1 AO immer zulässig und liegt im Ermessen des Finanzamtes. Dies ist auch unabhängig davon, ob eine Steuer überhaupt festgesetzt wurde bzw. ob eine Steuererklärung für den entsprechenden Zeitraum abgegeben wurde. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Außenprüfung durchgeführt wird, steigt mit der Größe des Betriebs. Dazu werden alle Betriebe seitens der Finanzverwaltung in Größenklassen eingeteilt, wonach dann der jeweilige Prüfungsplan erstellt wird. Auch können bestimmte Branchen oder bestimmte Sachverhalte in den Fokus der Finanzverwaltung rutschen, welche dann schwerpunktmäßig geprüft werden.

Inhaltlich soll die Außenprüfung der Ermittlung der tatsächlichen steuerlichen Verhältnisse dienen (§ 194 Abs. 1 AO), wobei sich die Prüfung auf mehrere Steuerarten, bspw. Körperschaft- und Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer sowie auf verschiedene Zeiträume erstrecken kann. Auch können nur einzelne Sachverhalte im Betrieb einer speziellen Prüfung unterzogen werden, dies kann aktuell z.B. die Auswirkung der Corona-Pandemie im Speziellen sein. Bei der besonderen Form der Lohnsteuer-Außenprüfung klinkt sich oft der Rentenversicherungsträger in die Betriebsprüfung ein, um sozialversicherungsrechtliche Sachverhalte zu prüfen.

Ablauf der Prüfung

Wichtig zu wissen ist, dass der Betriebsprüfer nicht unangemeldet vor der Tür steht. Eine Betriebsprüfung wird mindestens zwei Wochen vorher durch eine Prüfungsanordnung angekündigt. Es bleibt also immer noch Zeit, sich entsprechend vorzubereiten. Allerdings sind zwei Wochen knapp bemessen, wenn dem Steuerpflichtigen erst dann auffällt, dass wesentliche Sachverhalte nicht ausreichend dokumentiert oder gar steuerlich nicht umfangreich gewürdigt wurden. Gerade hier sollte im Hinblick auf die pandemiebedingten Ausfälle auf eine gründliche Aufarbeitung geachtet werden, ist in der Pandemie doch in vielen Betrieben einiges liegen geblieben. Zu beachten ist auch, dass eine strafbefreiende Selbstanzeige für den Prüfungszeitraum nach Prüfungsankündigung nicht mehr möglich ist (§ 371 Abs. 2 AO) und dementsprechend ernste Konsequenzen drohen können. Begründen muss das Finanzamt seine Prüfungsanordnung im Regelfall nicht.

Im Regelfall findet die Betriebsprüfung in den Räumen des Steuerpflichtigen, also im Betrieb statt. Ist dies nicht möglich oder wie in der Corona-Pandemie nicht sinnvoll, so kann die Prüfung auch an einem anderen Ort, in der Regel dann in der Amtsstelle, durchgeführt werden. Hier ist zu beachten, dass durch umfangreiche schriftliche Kommunikation ohne klärende Gespräche das Risiko von Missverständnissen entsteht, die in einem klärenden Gespräch schnell ausgeräumt werden könnten. Der Steuerpflichtige sollte also stets auf eine umfangreiche Begleitung und Kommunikation bedacht sein, da Missverständnisse meist zum Nachteil des Steuerpflichtigen ausgehen.

Als Steuerpflichtiger haben Sie umfangreiche Mitwirkungspflichten. Sie sind verpflichtet Auskünfte zu erteilen, Unterlagen vorzulegen und dem Betriebsprüfer Einblick in alle steuerrechtlich relevanten Dokumente zu gewähren. Gegebenenfalls kann sich der Betriebsprüfer zur Aufklärung relevanter Sachverhalte an andere Betriebsangehörige wenden.

Das Ende der Betriebsprüfung ist die sogenannte Abschlussbesprechung, bei der der Steuerpflichtige über das Ergebnis der Prüfung unterrichtet wird (§ 201 AO). Diese Besprechung soll dazu genutzt werden, um strittige Sachverhalte nochmals zu erörtern, bevor der Prüfungsbericht und anschließend gegebenenfalls neue Steuerbescheide erlassen werden. Es empfiehlt sich immer, insbesondere bei strittigen Punkten mit der Betriebsprüfung, zeitnah einen Steuerberater hinzuzuziehen, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Coronabedingte Besonderheiten

Die Corona-Pandemie hat deutliche Spuren in zahlreichen Betrieben hinterlassen. War der Geschäftsverlauf in der Vergangenheit relativ geradlinig, hat sich dies bei vielen Handwerksbetrieben, auch in der Metallbranche, durch Corona geändert. Der Ukraine-Konflikt, die Energiekrise und der Klimawandel tun aktuell ihr Übriges. Zunächst waren es Betriebsschließungen, Kurzarbeit, Quarantäneregelungen, jetzt sind es Preissteigerungen, Lieferengpässe und vielleicht zukünftige Corona-Maßnahmen, die den Betrieben zusetzen. Steuerrechtlich führen alle diese Besonderheiten zu Sachverhalten, die das Interesse der Betriebsprüfung wecken können und über die sich der Unternehmer im Vorfeld Gedanken machen sollte, um diese entsprechend zu würdigen und hinsichtlich der nötigen Dokumentation aufzubereiten. Das können sein:

Bezug von Corona-Überbrückungshilfen

Kurzarbeitergeld und Betriebsschließungen

Steuerstundung aufgrund der Pandemiesituation

Behördliche Anordnungen und Restriktionen

Produktions- oder Forderungsausfälle und Ähnliches

Steuerrechtlich hinterlassen diese Maßnahmen Spuren in der Buchhaltung, die, wenn nicht nachvollziehbar belegt und dokumentiert wurden, das Risiko von Hinzuschätzungen und Nachzahlungen bergen.

Vorbereitung durch ausführliche Dokumentation

Umsatzausfälle und der Bezug von Corona-Hilfen oder Kurzarbeit waren zwar für viele Betriebe während der Corona-Pandemie an der Tagesordnung; dies ist der Betriebsprüfung sicherlich bewusst. Nichtsdestotrotz können ungewöhnliche Geschäftsverläufe schnell zu Rückfragen führen. Denn auch hier gilt es seitens der Finanzverwaltung zu überprüfen, ob Umsatzeinbrüche beispielsweise tatsächlich pandemiebedingt waren oder Umsätze einfach falsch (bewusst oder unbewusst) erfasst wurden.

Eine ausführliche Corona-Dokumentation kann helfen. Im Kern sollte dabei immer das Zusammenspiel zwischen Ursache (z.B. Ausfall der Produktion durch zahlreiche Mitarbeiterausfälle) und Wirkung (Produktions- und damit Umsatzeinbruch) stehen, um so keinen Zweifel am tatsächlichen Geschäftsverlauf gegenüber den deklarierten Zahlen in der Steuererklärung zu lassen.

Eine solche Dokumentation ist zwar nicht Pflicht, spart im Prüfungsfall aber Zeit und kann Missverständnisse oft schnell ausräumen. Dies ist umso wichtiger, je länger der Zeitraum zwischen Pandemie und Prüfung ist. Wer kann sich nach Jahren schon noch genau daran erinnern, wann ein Auftrag weggebrochen ist, wann welche Maßnahme oder Einschränkung erlassen wurde und welche Auswirkung dadurch auf welchen steuerrelevanten Sachverhalt entstanden ist.

Innerhalb der Dokumentation sollten die Zeiträume von Betriebsschließungen und Kurzarbeit erfasst werden. Aber auch die Zeiträume, an denen es gegebenenfalls aufgrund individueller Erkrankungen von Mitarbeitern zu Produktionsengpässen gekommen ist oder Lieferengpässe und Forderungsausfälle entstanden sind. Zu beachten ist der Zusammenhang zwischen Ursache, Wirkung und etwaigen Gegenmaßnahmen. Den Zeitraum der Umsatzsteuersenkung im zweiten Halbjahr 2020 gilt es im Speziellen zu dokumentieren und die Buchhaltung daraufhin zu überprüfen, ob in diesem Zeitraum die abgeführte sowie auch die als Vorsteuer gezogene Steuer den gesetzlichen Regelungen entsprochen hat. Durch langfristige Verträge, abweichende Leistungszeiträume und Ähnliches kann es hier schnell zu Fehlern bei der richtigen umsatzsteuerrechtlichen Erfassung kommen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erfassung von zusätzlichen Mittelzuflüssen, etwa Corona-Soforthilfen, die ebenfalls als Betriebseinnahmen zu erfassen sind. Hier gilt es zu prüfen, ob diese der Höhe nach und im richtigen Besteuerungszeitraum erfasst wurden. Vielleicht wurden diese auch zurückgezahlt und können dann analog wieder als Betriebsausgabe erfasst werden. Eine saubere Dokumentation sollte alle diese Punkte enthalten. So lässt sich im besten Fall bares Geld sparen, wenn Schätzungen und damit verbundene Nachzahlungen abgewendet werden können. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks stellt auf seiner Internetseite eine entsprechende Musterdokumentation zur Verfügung, welche ein gutes Hilfsmittel zur optimalen Vorbereitung auf die kommenden Betriebsprüfungen darstellt. Individuell angepasst ist damit jeder Handwerksbetrieb gut auf die anstehenden Prüfungen vorbereitet.

Fazit

Wenngleich Corona viele Geschäftsverläufe stark beeinflusst, muss die sich darauf beziehende Betriebsprüfung nicht zum Risiko werden. Mit einer aussagekräftigen Dokumentation und  entsprechend aufbereiteten Unterlagen ist der Betrieb gut auf den Besuch des Betriebsprüfers vorbereitet und kann das Risiko von Schätzungen und Nachzahlungen wegen mangelhafter Belege und Sachverhaltsdarstellungen minimieren. Im Zweifelsfall sollte zeitnah steuerrechtliche Beratung hinzugezogen werden.